Pasos para una reunión gerencial

Las reuniones gerenciales son un factor que puede determinar el éxito o fracaso de la empresa, toda vez en ellas se conoce el desarrollo del trabajo y las nuevas estrategias para alcanzar los objetivos planeados.

Sin embargo y pese a esta importancia la mayoría de las juntas son un fracaso porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear.

Por ello y para evitar que tus juntas se conviertan en un desperdicio de valiosos tiempo, existen algunos parámetros que harán que tus reuniones sean productivas y cumplan su objetivo: ayudar a la gestión empresarial.

1. Planificar

Los imprevistos pueden ocurrir siempre, pero si esta todo planeado, seguramente habrá menos sorpresas de las comunes. No pierdas de vista nunca cuál es el objetivo de la reunión, respetar el orden que habías fijado y, lo más importante, motiva la participación de los asistentes, no se trata de que te la pases hablando solo.

2. Nunca ser imputual

Siempre tenes que dar ejemplo y ser siempre el primero en la reunión. No permitas la impuntualidad de los asistentes y critícala en público para que el impuntual se dé cuenta de su error. Para evitar imprevistos y retrasos asegúrate antes de que todo funcione: el aire acondicionado, equipo de proyección, la documentación y hasta la comida, todo siempre bien planificado.

 3. . Siempre tener opciones diferentes

Te asegurara que la reunión sera más rica y realmente productiva tratar permitir que todos las personas participen aportando ideas incluso,  estimular a aquellos que se muestren evasivos, siempre y cuando tus opciones sean constructivas.

No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes

4. El que mucho abarca.

Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas a tratar que sobrecargar el encuentro. Tomar en cuenta que las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. ¿Qué número de temas es el apropiado? Eso dependera de la dificultad de lo que se trate el tema a seguir.

5. EL orden establecido

Ser implacable en este sentido. Si ya demarcaste puntos a discutir, deben ser esos y no trops los que se discutan en la reunión. Cortar cualquier intervención que se aleje de la orden del día e informa a los asistentes que ese puede ser objeto de otra reunión. Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión, ya que te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones.

6. No olvidar el tema central

Evita siempre que la reunión acabe agonizando. Si todos se tomaron el tiempo par acudir, lo menos que puedes hacer es prepararte con tiempo, no puedes permitirte un error de esta magnitud.

Si por el contrario, acudes con ideas preconcebidas y las defiendes a capa y espada está bien, pero de ahí a imponerlas sólo porque tú ostentas la autoridad, hay un gran abismo.

7. No permitas los gurpos alternativos

La reunión tiene que seguir un orden de presentación y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que empañen el encuentro.

No se trata de hacer un club de Toby, sino de inspirar confianza y generar estrategias viables.

8. No tomar nota de los compromisos adquiridos

Grabar las reuniones o tomar notas, para después hacer un resumen de los compromisos acordados es una buena opción, pero el tiempo a veces no lo permite.

Lo indicado es que cada miembro haga sus propias anotaciones y se definan así los objetivos en común.

Recuerda que los compromisos adquiridos son para cumplirlos. Pasarlos por alto sólo porque no son de tu agrado es un error que puede costarte muy caro.

Las reuniones gerenciales son un factor que puede determinar el éxito o fracaso de la empresa, toda vez en ellas se conoce el desarrollo del trabajo y las nuevas estrategias para alcanzar los objetivos planeados.

Sin embargo y pese a esta importancia la mayoría de las juntas son un fracaso porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear.

Desafortunadamente la mayoría de las reuniones de trabajo son desaprovechadas y son usadas para contar el último chisme de la empresa o simplemente perder el tiempo en lugar de solucionar problemas reales

Por ello y para evitar que tus juntas se conviertan en un desperdicio de valiosos tiempo, existen algunos parámetros que harán que tus reuniones sean productivas y cumplan su objetivo: ayudar a la gestión empresarial.

1. Planificar

Los imprevistos pueden ocurrir siempre, pero si esta todo planeado, seguramente habrá menos sorpresas de las comunes. No pierdas de vista nunca cuál es el objetivo de la reunión, respetar el orden que habías fijado y, lo más importante, motiva la participación de los asistentes, no se trata de que te la pases hablando solo.

2. Nunca ser imputual

Siempre tenes que dar ejemplo y ser siempre el primero en la reunión. No permitas la impuntualidad de los asistentes y critícala en público para que el impuntual se dé cuenta de su error. Para evitar imprevistos y retrasos asegúrate antes de que todo funcione: el aire acondicionado, equipo de proyección, la documentación y hasta la comida, todo siempre bien planificado.

 3. . Siempre tener opciones diferentes

Te asegurara que la reunión sera más rica y realmente productiva tratar permitir que todos las personas participen aportando ideas incluso,  estimular a aquellos que se muestren evasivos, siempre y cuando tus opciones sean constructivas.

No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes

4. El que mucho abarca.

Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas a tratar que sobrecargar el encuentro. Tomar en cuenta que las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. ¿Qué número de temas es el apropiado? Eso dependera de la dificultad de lo que se trate el tema a seguir.

5. EL orden establecido

Ser implacable en este sentido. Si ya demarcaste puntos a discutir, deben ser esos y no trops los que se discutan en la reunión. Cortar cualquier intervención que se aleje de la orden del día e informa a los asistentes que ese puede ser objeto de otra reunión. Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión, ya que te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones.

6. No olvidar el tema central

Evita siempre que la reunión acabe agonizando. Si todos se tomaron el tiempo par acudir, lo menos que puedes hacer es prepararte con tiempo, no puedes permitirte un error de esta magnitud.

Si por el contrario, acudes con ideas preconcebidas y las defiendes a capa y espada está bien, pero de ahí a imponerlas sólo porque tú ostentas la autoridad, hay un gran abismo.

7. No permitas los gurpos alternativos

La reunión tiene que seguir un orden de presentación y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que empañen el encuentro.

No se trata de hacer un club de Toby, sino de inspirar confianza y generar estrategias viables.

8. No tomar nota de los compromisos adquiridos

Grabar las reuniones o tomar notas, para después hacer un resumen de los compromisos acordados es una buena opción, pero el tiempo a veces no lo permite.

Lo indicado es que cada miembro haga sus propias anotaciones y se definan así los objetivos en común.

Recuerda que los compromisos adquiridos son para cumplirlos. Pasarlos por alto sólo porque no son de tu agrado es un error que puede costarte muy caro.